Обычный Крупный Очень крупный
A A

Инструкция для НКО: как работать с рассылками

24/03/2021

Почему важно оформлять текст рассылки, как выбрать способ отправки писем и составить шаблон письма

Эксперты образовательной программы «НКО Лаб» продолжают рассказывать, как эффективно продвигать социальные проекты при помощи различных виртуальных инструментов. В марте цикл вебинаров для НКО посвящен работе в информационной среде – взаимодействию со СМИ, проведению рекламных акций, организации онлайн-мероприятий и многим другим актуальным темам.

Руководитель внедрения баз данных в Фонде помощи хосписам «Вера», Сергей Исаков, рассказал, как оформить текст рассылки, чтобы его прочитали, и как грамотно настроить сервис отправки писем.

Зачем делать email-рассылку?

Основная цель ведения рассылки – поддержание отношений с постоянными донорами организации и их привлечение к повторному сбору благотворительных средств.

Рассылка является одним из самых доступных способов общения с той аудиторией, которая уже заинтересована в деятельности фонда и с большой вероятностью захочет снова жертвовать средства на новые благотворительные программы. Кроме этого, персонализированный формат общения с получателем в письме помогает сформировать у него более лояльное отношение к проектам НКО.

Email-рассылка позволяет в краткой форме познакомить человека с историей, в которую его хотят вовлечь в качестве жертвователя. В более глобальном смысле она помогает просвещать читателя в вопросах социальной деятельности и рассказывать о ведущих направлениях работы организации.

Выбираем способ отправки писем

Самый надежный способ отправки большого объема писем – через специализированный сервис рассылки. Письма, отправленные с помощью сервисов рассылок, в несколько раз реже попадают в спам. Например, НКО могут обратиться к таким рассылочным инструментам, как Unisender, Sendsay и Sendpulse. Все три сервиса имеют удобный интерфейс, оказывают техническую поддержку на русском языке и, помимо платной подписки, предлагают бесплатный пакет услуг. Sendsay также предоставляет расширенные возможности для отслеживания активности посетителей сайта.

Настроить рассылку можно также при помощи CMS- и CRM-систем. Через базу клиентов в CRM возможно сегментировать группы получателей писем в зависимости от их статуса, интересов или персональных характеристик. Используя систему управления сайтом (CMS), можно осуществлять рассылку сообщений на электронную почту подписанных на веб-страницу пользователей.

Рассылку до 50 писем можно настроить через личный почтовый ящик без привлечения дополнительных инструментов. Однако в данном случае важно следить за тем, чтобы письма доходили до адресатов, а не попадали в спам. Для этого необходимо отслеживать показатели доставляемости и открываемости писем – они должны составлять не менее 25% от общего количества сообщений.

Создаем список контактов

Выгрузить список контактов в сервис рассылки можно при помощи CRM или системы приема платежей, через которую проходили транзакции.Например, Unisender позволяет импортировать контакты в формате Excel-таблицы, которая автоматически переформатируется под базу данных на сайте. Также любой сервис рассылки предлагает ручной ввод данных о получателях.

Собираем шаблон письма

Самая большая ошибка, которую совершают НКО при составлении шаблона для рассылки, − перегруженность элементами. Если блоки рассылки оформлены слишком сложно, а в тексте указано более одной ссылки для перехода на сайт организации, то у адресата может возникнуть затруднение при чтении письма. Поэтому очень важно придерживаться правила «чем меньше, тем лучше» − минимализм в оформлении текста работает более эффективно.

По структуре письмо должно состоять из нескольких обязательных элементов:

  • логотип организации (размещается в самом начале письма);
  • фотография (следует после логотипа и служит для акцентирования внимания читателя);
  • текст (должен удерживать интерес читателя и максимально доступным языком передавать основную мысль сообщения);
  • кнопка со ссылкой на пожертвование (самый важный элемент рассылки, призывающий читателя к действию).

Кнопка «пожертвование» должна размещаться в тексте только один раз. С ее расположением можно экспериментировать: попробовать поставить ее в конце текста или в начале, а также отделить его небольшим абзацем текста сверху. По желанию в конце письма можно указать автора, поместив его фотографию в круглой рамке.

Сервисы рассылки предлагают готовые шаблоны, которые значительно упрощают процесс оформления писем. А чтобы элементы рассылки правильно отображались на экранах любых устройств, желательно обработать составные части письма в блочном редакторе сервиса.

Дополнительно в рассылке можно создать персонализированное обращение к адресату. Для этого необходимо добавить специальную формулу в шаблон письма. Об этой и других возможностях работы с рассылками можно подробно узнать в записи вебинара на YouTube-канале образовательного проекта «НКО Лаб». Больше информации о спикере вебинара, Сергее Исакове, и его проектах вы найдете на сайте «Мост данных.

-


«НКО Лаб» - уникальная комплексная программа развития профессиональных и личностных компетенций сотрудников некоммерческих организаций. Она ориентирована на разные целевые аудитории – от топ-менеджеров НКО до узких специалистов – и включает серию лекций, мастер-классов, консультаций с экспертами по правовым, бухгалтерским, организационным вопросам. В год порядка семи тысяч сотрудников из более чем 700 НКО становятся ее слушателями. Организатор программы - Сеть коворкинг-центров НКО.